Hvorfor du skal migrere til Office 365 (2. Del)

Introduktion

Dette er den anden del af en todelt blog-postserie, der prøver at give dig en idé om fordelene ved at flytte til skyen og benytte Office 365 som en samarbejdsplatform.

Vi lever i en verden, der hurtigt bevæger sig mod Software as a Service (SaaS)-løsninger på flere områder fra samarbejde, E-handel og mange andre områder. Hvor systemer og respektive data tidligere blev implementeret inden for virksomhedens infrastruktur (On-Premises), bliver systemerne nu oprettet og eksistere kun i skyen.

Målet med denne blogserie er, at give dig et overblik over de vigtigste funktioner, der er inkluderet i Office 365, og hvordan din organisation kan drage fordel af dem, hvis du migrerer til Office 365.

I første del af denne blogserie, har jeg allerede diskuteret følgende emner:

• Microsoft 365
• Samarbejde med SharePoint og OneDrive
• Mobilitet
• Brug Microsoft Teams som din Work Hub
• Nem og sikker ekstern deling

Dette er hovedemnerne jeg vil diskutere i denne del af blogserien:

• Sikkerhed og pålidelighed
• Udvikling af forretningsapplikationer
• Insights
• Migrations muligheder
• Hybridscenarier
• Andre fordele

Sikkerhed og pålidelighed

I den første del af dette blogindlæg talte jeg allerede lidt om Microsoft 365, der inkluderer Windows 10, Office 365 og Enterprise Mobility + Security.

En af de største bekymringer for virksomhederne ved at vælge en sky-samarbejdsplatform, hvor Office 365 er et eksempel og en førende platform, er sikkerheden ang. Virksomhedens information og data. En af de største udfordringer, når organisationer beslutter, om de vil migrere til Office 365, er relateret til afmystificeringen, omkring det at have informationen i skyen er mindre sikkert, end hvis det er internt hos virksomheden selv.

For at imødekomme disse samme bekymringer har Microsoft investeret stærkt i sikkerhed, der giver brugere og systemadministratorer flere funktioner til at imødekomme disse behov og anvende et metodesæt af ’best-practise’ indenfor fire hovedområder:

• Sikkerhed
• Privatliv
• Overholdelse
• Gennemsigtighed

Ud over sikkerhed er pålidelighed en anden stor fordel ved en sky-løsning (Office 365 har gennemsnitligt 99,98% tilgængelighed), og virksomheder behøver ikke at bekymre sig om at vedligeholde deres egen infrastruktur.

Nedenfor er nogle af de vigtigste sikkerhedsfunktioner, der tilbydes af platformen.

Sikkerhed

Med hensyn til sikkerhed sikrer Office 365 kryptering af data under transit og ved opbevaring. Ved opbevaring bruges Bitlocker-teknologi til at kryptere al information på servernes harddiske. Derudover er alle filer segmenteret (i små stykker kaldet bunker, på engelsk chunks), og hvert segment er individuelt krypteret, og krypteringsnøgler gemmes sikkert på et andet fysisk sted. Under transit er alle filer krypteret med TLS ved hjælp af 2048-bit nøgler.

Privatliv

Til at beskytte privatlivets fred er det muligt at definere differentierede adgangspolitikker, baseret på 4 vektorer: bruger, enhed, placering og følsomhed af informationen. Nogle eksempler inkluderer:

• Indstil et tidsbestemt vindue til ekstern deling, eller tillad kun deling med bestemte domæner
• Bloker adgang fra usikre placeringer (eksempel: åbne Wi-Fi-netværk)
• Kræve godkendelse fra flere faktorer, kaldet ’multi-factor authentication’ (f.eks. indtast en pinkode sendt til en mobilenhed). Du kan håndhæve godkendelse fra flere faktorer for alle brugere, for et begrænset sæt brugere eller baseret på betingelser som den enhed, der bruges eller adgangsplacering (eksempel: åbne Wi-Fi-netværk)

Overholdelse

Hvad angår overholdelse, er den største udfordring at definere et sæt regler, der gør det muligt at beskytte følsomme oplysninger og forhindre lækage af følsomme oplysninger uden for organisationen. Dette er nogle af de funktioner, som Office 365 inkluderer til at imødekomme dette behov:

• Forebyggelse af datatab: Tillader organisationer at oprette politikker til beskyttelse af deres mest følsomme oplysninger. Eksempel: forhindre, at dokumenter med kreditkortoplysninger eller CPR-numre deles uden for organisationen. Klik her for at læse mere om forebyggelse af datatab.
• Office 365 Unified Labeling: Giver organisationer mulighed for at oprette politikker, der beskytter indholdet af dokumenter, der er gemt på Office 365-platformen (hovedsageligt SharePoint, OneDrive og Exchange). Beskyttelse er baseret på Azure Rights Management-tjenesten og giver administratorer mulighed for at konfigurere følsomhedsetiketter, der kan anvendes på e-mails og dokumenter for at beskytte følsomme oplysninger. Etiketter kan påføres automatisk på alle dokumenter i et SharePoint-dokumentbibliotek, baseret på specifikke indholdstyper eller baseret på dokumentets indhold (eks: dokumenter, der indeholder kreditkortnumre). For beskyttede dokumenter kan du begrænse adgangen til et begrænset sæt brugere, aktivere kryptering og anvende en lang række beskyttelse på dokumentniveau, såsom:
  • Bloker kopi og indsæt af e-mail- eller dokumentoplysninger
  • Bloker udskrivningsskærm af et dokument
  • Bloker dokumentudskrivning
  • Bloker e-mail-handlinger som Videresend eller Besvar

Klik her for at lære mere om Office 365 Unified Labelling and information beskyttelse.

Gennemsigtighed

I forhold til gennemsigtighed er en meget vigtig note, at Microsoft ikke har adgang til organisationens data, og de eneste tilfælde, hvor dette kan være nødvendigt, er at løse supporthændelser, der kræver adgang til dataene. I disse tilfælde, og ved hjælp af en funktion kaldet Kundelås, kan kunden godkende eller afvise adgangsanmodninger, og adgang gives kun, hvis anmodningen er godkendt. Derudover revideres alle adgange for at sikre gennemsigtighed i processen.

Dette er kun nogle få eksemplerne på det store funktionssæt, der er tilgængelige for brugere og administratorer til at beskytte oplysninger, der findes på Office 365-platformen. Sikkerhed er et så stort emne, og det er umuligt at sammenfatte alle funktioner i dette indlæg. Hold øje med mine næste indlæg, hvor jeg vil adressere sikkerhedsfunktioner mere detaljeret.

Udvikling af forretningsapplikationer

Office 365 har et meget rigt funktionssæt, og det imødekommer en meget bred vifte af samarbejdsbehov. Den gode ting er, at Office 365 er meget tilpasseligt, og det giver udviklere mulighed for at opbygge rige brugeroplevelser til stort set ethvert forretningsbehov.

Der er andre kraftfulde måder at udvide SharePoint Online og Office 365 uden behov for professionelle udviklere, og de hurtige applikationsudviklingsmetoder vinder mere og mere frem, og spiller en væsentlig til at opbygge forretningsapplikationer.

Microsofts vision for hurtig applikationsudvikling er sammensat af to hovedudviklingsplatforme:

• PowerApps
• Microsoft Flow

PowerApps

PowerApps er en pakke af applikationer, tjenester, forbindeler og dataplatform, der giver et hurtigt applikationsudviklingsmiljø til at oprette brugerdefinerede forretningsapplikationer. Ved hjælp af PowerApps kan almindelige brugere (ikke udviklere) hurtigt oprette brugerdefinerede forretningsapplikationer, der opretter forbindelse til dine forretningsdata, der er gemt på stedet (tilgængeligt via en On-OnPremises Data Gateway) eller til online datakilder.

I øjeblikket er der snesevis af forbindelser, der tillader PowerApps-applikationer at oprette forbindelse til datakilder som SharePoint, OneDrive, Exchange, Dynamics 365, SQL Server osv.

En af de gode ting ved PowerApps-applikationer er, at de er udviklet i en mobil-først tilgang, og du kan nemt bruge forretningsapplikationer på enhver mobiltelefon eller tablet.

PowerApps er fantastisk til hurtigt at bygge forretningsapplikationer, og nedenfor er et par eksempler på forretningsapplikationer, der kunne udvikles ved hjælp af PowerApps:

• Udgiftsrapport
• Rejseanmodning
• Ferieanmodning

Hvis du vil se et eksempel på, hvad PowerApps kan gøre, kan du kigge på Microsoft Expense Report-eksemplet.

Klik her for at læse mere om PowerApps.

Microsoft Flow

Microsoft Flow er en skybaseret tjeneste, der gør det lettere forbrugere at oprette arbejdsgange, der hjælper med at automatisere tidskrævende forretningsprocesser og hjælpe med at forbinde applikationer og tjenester.

Som i PowerApps, er der til Flow i øjeblikket dusinvis af forbindelser, der tillader Flow at oprette forbindelse til datakilder som SharePoint, OneDrive, Exchange, Dynamics 365, SQL Server osv.

Der er adskillige eksempler på, hvor Flow bruges til at automatisere processer, og Flow er fantastisk at bruge sammen med PowerApps. Et godt eksempel kunne være en udgiftsrapport, der er bygget med PowerApps med godkendelsesprocessen, der håndteres af Flow, så du for eksempel kan automatisere integrationen af ​​godkendte udgifter med din ERP eller dit økonomiske system.

Du kan blive introduceret og læse hvordan du kommer i gang med Microsoft Flow her.

Klik her for at lære mere om Microsoft Flow.

Andre udviklingsmuligheder

Hvis forretningskravene er meget komplekse, er PowerApps og Flow muligvis ikke er den bedste metode, tilbyder SharePoint og Office 365 en enorm udviklingsplatform, hovedsageligt gennem udvikling af løsninger baseret på SharePoint Framework (SPFx).

Insights

Office 365 som en samarbejdsplatform genererer en masse information, specielt hvis du er en stor organisation. For at hjælpe dig med at få indsigt i de oplysninger, der er gemt i Office 365, kan du bruge:

• Power BI: Tilbyder en business intelligence-platform, der giver dig mulighed for at generere rapporter og dashboards for at få forretningsindsigt fra en række datakilder. (billedet af powerbi)

Klik her for at lære mere om Power BI.

• Delve: Giver dig mulighed for at gennemse og opdage relevant indhold til dig, herunder dine nylige dokumenter, indhold baseret på hvem du arbejder med og tendenser i organisationen.

Klik her for at lære mere om Delve.

• My analytics: Gør det muligt at måle personlige og organisatoriske produktivitetsindikatorer, tid brugt i møder og fokuseret arbejde eller spore dit svar og e-mail-læsetider

Klik her for at lære mere Min Analytics.

Migrations muligheder

Hvis du har oplysninger On-premises (interne systemer, servere etc.), enten på en gammel delt fildrev eller en lokal version af SharePoint Server, opnås vejen til SharePoint Online og Office 365 ved at migrere data og indoldet til Office 365. Ofte er en tredjepart løsning nødvendig for at udføre migreringen. Et par tredjepartsløsninger, der kan gøre jobbet, er ShareGate, AvePoint og Metalogix. Microsoft har også for noget tid siden frigivet SharePoint Migration Tool, der også gør jobbet, dog med færre muligheder end tredjepartsløsningerne.

Den fantastiske ting, når du migrerer til Office 365 og SharePoint Online (specielt hvis du bruger SharePoint Server) er, at dette vil være den sidste migration, du skal lave!

Migrering til SharePoint Online og Office 365 har en anden klar fordel: reduktion af IT-omkostninger, du skal ikke længere lave f.eks. SharePoint-versionsopgraderinger, servervedligeholdelse og hardwareopgraderinger.

Du vil sandsynligvis også få en reduktion af de samlede licensomkostninger, da du ikke behøver at være bekymret for at betale SharePoint Server-licenser (og også SQL Server-licenser, hvis SharePoint er den eneste grund til du bruger SQL Server). I Office 365 betales licenser i en abonnementsbaseret model, hvor du kan vælge den bedste abonnementsmodel, der passer til din virksomheds behov.

Hybridscenarier

Hvis din organisation stadig ikke er klar til at migrere til Office 365 fuldstændigt (en af ​​de stærkeste årsager er i tilfælde af krav om datatophold, hvor meget følsom måske ikke forlader landet, og der ikke er noget Office 365-datacenter i landet). I dette tilfælde kan et hybrid-scenarie være din bedste mulighed.

Der er flere supporteret hybridscenarier, og en mulig tilgang kan være at bevare de mest følsomme oplysninger lokalt (f.eks. I SharePoint Server 2019, der har forbedret hybridstøtte) og tage de mindre følsomme oplysninger i skyen og begynde at drage fordel af de mange muligheder og applikationer fra samarbejdsplatformen Office 365.

Andre fordele

Office 365 tilbyder en enorm stor produktivitetssuite, og der er andre applikationer i pakken, der kan være relevante:

• Yammer: Virksomhedens sociale netværk, hvor du kan fremme diskussioner og ideer, samt fremme medarbejderengagement på tværs af din organisation (Klik her for at lære mere om Yammer).
• Microsoft Stream: Office 365-streamingplatform, hvor du bl.a. Kan Tale til tekst, automatisk oprette undertekster, ansigtsgenkendelsesfunktioner, gemme og tagge relevante firmavideoer, tilføje videoer til kanaler og dele videoer på tværs af organisationer, så du kan fremme medarbejderengagement (Klik her for at lære mere om Microsoft Stream).
• Microsoft Forms: Gør det muligt for dig hurtigt at oprette undersøgelser og få feedback fra brugere i din organisation (Klik her for at lære mere om Microsoft Forms).
• Dynamics 365: CRM-platform inkluderet i Office 365, hvor du kan administrere kunder, relationer og oprette dashboards for at hjælpe dig med at tage bedre beslutninger og hjælpe din virksomhed med at vokse (Klik her for at lære mere om Dynamics 365).

Konklusion

At vælge den rigtige samarbejdsplatform for din virksomhed, er en kritisk forretningsafgørelse. Microsoft 365 er en meget omfattende samarbejds- og produktivitetssuite, der kan hjælpe din organisation med at arbejde smartere og drage fordel af de konstante innovationer, som Microsoft fortsat tilføjer til suiten.

Hvis du stadig befinder dig i On-Premises-scenariet (enten ved delt fildrev, SharePoint Server eller en hvilken som helst anden samarbejdsplatform), skal du nøje evaluere de muligheder, du har, og evaluere fordele og ulemper ved at holde din organisation lokalt eller flytte til skyen (til Office 365).

En ting er jeg ikke i tvivl om: Microsoft lægger alle innovations- og bedste samarbejdsfunktioner i SharePoint Online og Office 365, og kløften til SharePoint Server bliver større og større, hvilket efterlader virksomheder, der ikke drager fordel af Office 365 i en klar ulempe i forhold til de konkurrenter der gør.

Mange mindre og mellemstore virksomheder som stadig er på en intern platform, har ofte en Office 365 licens i forvejen i forbindelse med mail, Office-programmer, PowerBi eller en andet enkelt Office 365 applikation. Hvis du allerede betaler, hvorfor ikke begynde at drage fordel af fulde samarbejdsplatform og innovationer i Microsoft 365?

Hvis du finder bloggen nyttig, så del den meget gerne eller efterlade en kommentar – det er altid meget nyttigt at få andres meninger om de produkter, vi vurderer. Og endelig husk at vi tilbyder opsætnings- og migrationstjenester til Office 365: Kontakt os, hvis du har brug for hjælp til dette.